اصول تیم‌سازی و مراحل تشکیل آن
تشکیل تیم چیزی بیشتر از استخدام افراد و کار کردن با آنها است. ابتدا باید تیم را ساخت، سپس آن را مدیریت کرد و در نهایت پس از بازبینی به حل مشکلات پیش آمده پرداخت.
به گزارش کارآفرینی پرس، دقت در هر کدام از این مراحل می‌تواند مدیریت را آسان کند و از مشکلات بکاهد. مدیریت صحیح، از افراد انتخاب شده تیم بهتری می‌سازد و برخورد درست با مشکلات پیش آمده نیز به بقای تیم و مدیریت آن کمک می‌کند. در ادامه همراه باشید تا درباره تشکیل یک تیم موفق و کارآمد بیشتر به شما بگوییم.
چگونه یک تیم موفق و کارآمد بسازیم؟
تشکیل تیم چیزی بیشتر از استخدام افراد و کار کردن با آنها است. ابتدا باید تیم را ساخت، سپس آن را مدیریت کرد و در نهایت پس از بازبینی به حل مشکلات پیش آمده پرداخت. دقت در هر کدام از این مراحل می‌تواند مدیریت را آسان کند و از مشکلات بکاهد. مدیریت صحیح، از افراد انتخاب شده تیم بهتری می‌سازد و برخورد درست با مشکلات پیش آمده نیز به بقای تیم و مدیریت آن کمک می‌کند. در ادامه همراه باشید تا درباره تشکیل یک تیم موفق و کارآمد بیشتر به شما بگوییم.
تیم چیست و چرا کار تیمی اهمیت دارد؟
کار تیمی کاری است که از برآیند کار چندین نفر حاصل شده باشد، به خصوص اگر آن کار منجر به کاری بزرگ‌تر و با ارزش افزوده شود. این کار معمولا از عهده یک نفر خارج است و به چندین نفر با توانایی متعدد نیاز دارد. داشتن تعریف مشخص از کار تیمی می‌تواند به گروه کمک کند تا با روش موثرتری با یکدیگر به همکاری بپردازند.
کار تیمی فواید بسیاری دارد. تقویت روحیه ریسک‌پذیری، افزایش انگیزه و جسارت افراد برای اقدام کردن، رشد و توسعه شغلی و فردی، کسب تجربه و یادگیری، مسئولیت‌پذیری و افزایش بازدهی و عملکرد، برخی از فواید کار تیمی بوده که افراد با عضویت در یک تیم در طول زمان یاد می‌گیرند و در خود تقویت می‌کنند.
تشکیل تیم؛ اصول تیم سازی و مراحل تشکیل آن
همان‌طور که گفتیم تشکیل یک تیمِ موفق و کارآمد اهمیت بسیاری دارد و کار تیمی دارای فوایدی است. به همین دلیل توجه به اصول تیم سازی و مراحل تشکیل تیم را نباید فراموش کنیم. در ادامه گام‌های تشکیل تیم را به شما معرفی می‌کنیم:
۱. جذب افراد در تیم و معارفه آنها
انتخاب اعضای تیم می‌تواند از طریق آگهی و مصاحبه انجام شود. در این صورت رهبر تیم یا مسئول گزینش باید طی مراحلی فرد مورد نظر را انتخاب کند. در گزینش افراد باید این نکات رعایت شود:
- یافتن استعداد و مهارتی که برای انجام کار نیاز است.
- جذب بهترین داوطلب از میان داوطلب‌ها.
- جذب افراد متنوع و پویا از نظر توانایی و استعداد.
پس از جذب فرد در تیم، معرفی و تعریف موقعیت او در تیم و سازمان، برای ایجاد روابط موفق و کارِ بهینه ضروری است. برخورد اولیه باید دید مثبتی از تیم و محل کار ایجاد کند. اختصاص دادن زمان برای برنامه‌ریزی و معارفه‌ی عضو جدید در روزها و هفته های اول، شانس شروع موفق را بالا میبرد و تاثیر مثبتی به جا میگذارد که زمان اختصاص داده شده را جبران می‌کند.
جلسه معارفه می‌تواند شامل موارد زیر باشد:
- گردش در اطراف محیط کاری
- معرفی عنوان و شیوه ارتباط کارکنان و اعضای تیم
- معرفی مزیت های جایگاه شغلی و امکانات مجموعه
۲. دسته‌بندی کارها
تغییر در جامعه‌ی هدف، اندازه‌ی سازمان و مسئولیت‌ها در هر سازمانی مدام اتفاق می‌افتد و به همین دلیل برنامه‌ریزی و تقسیم وظایف با توجه به تغییر پیش آمده باید مورد توجه قرار گیرد. در نتیجه مدیر تیم باید متناسب با تغییر، تیم‌های جدید را ایجاد کند، افراد توانمند و جدید را استخدام و وظایف را به اعضای فعلی یا جدید واگذار کند. در این مرحله سه چیز مهم است:
- تعیین وظایف هر شخص
- تعیین وظایف مشترک
- ایجاد چارت سازمانی
- جلسه معارفه و آشنایی
۳. دوره کارآموزی
بهتر است برای اعضای جدید دوره کارآموزی در نظر بگیرید. دوره کارآموزی باید نشان دهد که عضو جدید برای تیم و اهداف آن مناسب است. در طول این دوره به دقت، عملکرد و بازدهی کلی او را بسنجید. برای تصمیم‌گیری در این زمینه، انتظارات را مشخص کرده و شیوه کار او را مشاهد کنید و به او بازخورد بدهید. دوره کارآموزی به این دلایل مهم است:
- عضو جدید تمام ابزار مورد نیاز را قبل از شروع به کار دریافت می‌کند.
- به عضو جدید کمک می‌کند به اهداف آموزشی و بازده کاری برسد.
- درک متقابل از انتظارات، بازدهی و مراحل ارزیابی را شکل می‌دهد.
- تایید می‌کند که بهترین شخص برای انجام کار انتخاب شده است.
چه عواملی در موفقیت و کارآمدی یک تیم تاثیرگذار است؟
پس از تشکیل تیم، با رعایت نکات زیر می‌توانید یک تیم موفق و کارآمد ایجاد کرده تا به اهداف سازمانی خود با عملکردی بالا دست پیدا کنید.
۱. مدیریت بازدهی
مدیریت بازدهی و عملکرد کارکنان اگرچه به زمان و تخصص برای برنامه‌ریزی و اجرا نیاز دارد، اما می‌تواند بلافاصله انرژی و زمان را برای اعضای تیم و کارکنان ذخیره کند. مهم‌تر از همه، با تامین اهداف تیم و سازمان، می‌تواند مشوق موثری باشد. شخصی که این وظیفه را بر عهده دارد می‌تواند رهبر تیم، مسئول منابع انسانی یا مدیر داخلی باشد. بخشی از وظایف مربوط می‌تواند بر عهده شخصی باشد که ابزار مدیریت پروژه، برنامه‌ریزی و کنترل زمان را می‌شناسد.
مدیریت عملکرد شامل موارد زیر است:
- تعریف ابزار
- برنامه‌ریزی
- مشاهده و بازخورد
- ارزیابی و تجدید نظر
۲. ابزارهای دفتر کار
پس از دسته‌بندی کار و مدیریت بازدهی، ابزارهای دیگری به اعضای تیم کمک می‌کند تا با بهره‌وری بیشتری کار کنند. دفترچه راهنما، قوانین کار، راهنمای روند اداری، تعیین ساعت‌های حضور و فایل‌های شخصی بعضی از این ابزارها بوده که بر موفقیت تیم تاثیرگذار است. همچنین این ابزار به محیط کاری انسجام می‌بخشد، به اعضای تیم اجازه می‌دهد به صورت مستقل عمل کنند و در کارهای مدیریتی برای رهبر یا سرپرست تیم، وقت بیشتری ذخیره می‌کند.
۳. محول کردن و واگذاری کارها
واگذاری کارها اگر به درستی و به طور مداوم صورت گیرد، به تیم جهت می‌دهد. با واگذاری درست کارها، به اعضای تیم و کارکنان آموزش می‌دهید تا مهارت‌های جدیدی یاد بگیرند و حس اعتماد به نفس و افزایش دلگرمی و انگیزه را القا می‌کند. سرپرست و رهبر گروه باید توانایی عضو گروه برای پذیرفتن و تکمیل کار را بررسی کند و بداند چطور دسته‌ای از کارها را برنامه‌ریزی و هماهنگ کرده و سپس پیشرفت کار را بررسی کند. محول کردن کارها و دادن اختیار در انجام کار نیاز به دقت دارد و تمامی مهارت‌های مدیریتی همچون برنامه‌ریزی، سازمان‌دهی، هماهنگی، ایجاد انگیزه، ارتباط برقرار کردن و هدایت کردن را نیاز دارد.
۴. ایجاد تنوع در تیم
ایجاد تنوع در محیط تیم، یک هدف ویژه برای تیم‌های موفق و کارآمد است. با این وجود عبارت «تنوع در تیم» همواره بحث‌های زیادی به دنبال دارد. تنوع در تیم به چه معنا بوده و آیا فقط مربوط به تنوع در قوم، نژاد یا جنسیت است؟
طبق تعاریف، تنوع در تیم به این معنی است که رفتارهای ما به عنوان عضوی از یک گروه با رفتارهای فرد دیگر از گروه‌های دیگر متفاوت بوده و افرادی که در کنار یکدیگر قرار می‌گیرند دارای پس‌زمینه‌ها و تجربه‌های شخصی و شغلی متفاوتی هستند.
ابعاد تنوع می‌تواند شامل موارد زیر باشد ولی همه آنها نیست:
سن، قوم، تبار، جنسیت، توانایی و خصوصیات جسمی، نژاد، نوع تمایل، زمینه تحصیلی، منطقه جغرافیایی، میزان درآمد، وضعیت تاهل، سابقه سربازی و نظامی، عقیده مذهبی، والد بودن و سابقه کار.
همچنین مهم است به این باور برسید که ایجاد تنوع در تیم و محیط کار مهم است و بدانید که تنوع در تیم، برای افزایش بازدهی، ایجاد انگیزه، تاثیر مثبت بر فرد مقابل و موفقیتِ تیم نقش کلیدی دارد. هر ساختار سازمانی که پیش از این برای ایجاد تنوع مانع ایجاد کرده است باید بررسی شده، به چالش کشیده شود و در نهایت برچیده شود.
۵. مدیریت ارتباطات
برقراری ارتباط بخش مهمی از کار است، این موضوع بسیار بدیهی به نظر می‌رسد و در نهایت به این موضوع پی می‌برید که به طور تقریبی تمام کارهایی که در زمان تشکیل گروه، آموزش گرفتن، آموزش دادن و ارزیابی انجام می‌دهید نیاز به ارتباط موثر دارد. در ارتباط باید در مورد انتظارات خود شفاف بوده و در مقابله با هر مشکل حساس باشید. زمانی که درگیری رخ می‌دهد، به مهارت‌های ارتباطی خود نیاز دارید تا مشکل را حل کنید، بدون اینکه به آن دامن بزنید. هنگامیکه تیم با تغییر و بازسازی روبه‌رو می‌شود، مهارت ارتباطی ویژه‌ای نیاز دارید تا بازخوردها و ایده‌های مختلف را دریافت کنید و یا به آنها خبرهایی بدهید که همیشه خوشایند نیستند و در عین حال آنها را پرانگیزه نگه دارید. ارتباط صادقانه، نکته کلیدی در مدیریت تیم است.
ارتباط خوب می‌تواند:
- روابط و کار تیمی را ارتقا دهد.
- بازدهی و بهره‌وری را بالا ببرد.
- محیط باز و خلاق ایجاد کند.
- مشکلات را به طور موثر حل کند.
۶. تیم سازی و ایجاد روحیه تیمی
تشکیل تیم یک روند پیوسته است که به گروه کمک می‌کند به واحدی منسجم تبدیل شود. اعضای تیم فقط انتظار مربوط به تکمیل یک وظیفه را برطرف نمی‌کنند، بلکه اعتماد و پشتیبانی هر یک از آنها و احترام به یکدیگر هم اهمیت دارد. نقش سازنده‌ی تیم، تلاش اعضا برای هدایت تیم به سمت انسجام و سودمندی است. تمام تیم همچون یک واحد مستقل به زندگی خود ادامه می‌دهد و باید مدام تغذیه و نگه داری شود. در این زمینه می‌توانید متخصصی را جهت مشاوره و بهبود ارتباط کارکنان خود پیدا کنید. با مهارت‌های تیم سازی قوی، می‌توانید اعضای تیم و کارکنان را برای هدف واحد متحد کنید تا به بازده بالاتری دست پیدا کنید. بدون این مهارت‌ها، اعضای تیم را محدود به تلاش فردی کرده‌اید.
چند مشکل شایع در تیم و روش‌های برطرف کردن آنها
تیم‌ها با مشکلاتی روبه‌رو می‌شوند، فرقی نمی‌کند که تیم تا چه حد موفق یا کارآمد باشد در هر صورت تیم با مشکلاتی مواجه خواهد بود که حل کردن آن به بهتر شدن تیم کمک می‌کند. در ادامه به چندین مشکل فراگیر اشاره می‌کنیم.
۱. درگیری و عدم توافق
در اکثر درگیری‌ها هیچکدام از طرفین به طور کامل به حق یا ناحق نیستند، بلکه دیدگاه متفاوت آنها منجر به عدم توافق شده است. درگیری طبیعی است و این به شما و تیم بستگی دارد که به سرعت و به صورت حرفه‌ای به آن بپردازید. برخورد درست و مثبت در یک درگیری می‌تواند به تیم قدرت بیشتری ببخشد. نظراتی که در درگیری‌ها عنوان می‌شود به شما فرصتی می‌دهد که در مورد خود یاد بگیرید و نظرات دیگران را بررسی کنید و ارتباط پرباری پرورش دهید.
ارتباط شفاف و گشوده، نکته کلیدی موفقیت در حل یک درگیری است.
۲. رفتار نامناسب بر اساس جنسیت
تمام کارکنان و اعضای تیم باید طبق فرآیندی از پیش تعیین شده و در ابتدای تشکیل تیم به این موضوع آگاهی پیدا کنند که هم بر طبق قوانین رسمی و هم بر اساس سیاست حاکم بر فضای کاری که تیم در آن فعالیت می‌کند، آزار و رفتار نامناسب جنسی مورد مخالفت قرار می‌گیرد. این موارد می‌تواند شامل آزار، انتفاع، ایجاد ترس بر اساس جنسیت باشد. باید اطمینان حاصل کرد که عضو تیم و کارکنان به این موضوع پی ببرند که رهبر و مدیریت تیم و سایر اعضا نهایت تلاش را خواهند کرد تا از هرگونه رفتار نامناسب جلوگیری کرده و یا آن را تصحیح نمایند و اگر لازم باشد تنبیه لازم برای کسی که این موضوع را نادیده گرفته است در نظر گرفته شود.
رهبر تیم نقش پیشتاز در تشخیص آزار جنسی دارد و باید کشف کند که در محیط تیم این موضوع وجود دارد و آن را از بین ببرد. او مسئولیت دارد که در محیط کار، تیم را از آزار جنسی پاک کند و شکایت مربوطه را در حوزه قدرت خود حل کند.
- یک محیط کاری فراهم کنید که به دور از هر مظهر آزار جنسی باشد. خواه کلامی، رفتاری و…
- بهترین فرد را در تیم جذب کنید و نگه دارید تا محیطی خالی از تعرض و آزار جنسی داشته باشید.
- محیط کار را دیده بانی کنید تا مطمئن شوید هر گونه رفتار مشهود که می تواند به آزار جنسی تعبیر شود متوقف می‌شود.
- بروشورها و سیاست های رسمی آزار جنسی را برای اعضای تیم و کارکنان ارسال کنید.
- هر شکایت و یا اشاره از سوی عضو تیم و یا کارکنان را به صورت جدی پیگیری کنید، حتی اگر به نظر سطحی و بی‌معنی برسد. موضوع را پیگیری کرده تا زمانی که مطمئن شوید به پیگیری بیشتر احتیاج دارد یا خیر.
۳. سلامتی و شادابی در محیط کار
محیط کاری باید امن و ضامن سلامتی تیم و کارکنان باشد. رهبر تیم باید از تمامی منابعی که در اختیار دارد استفاده کند و به تضمین سلامتی و امنیت تیم بپردازد. لزومی ندارد مدیر تیم در این زمینه همه چیز را بداند، بلکه لازم است از منابعی که در اختیار دارد استفاده کند و در صورت لزوم شخصی را برای رسیدگی به این موارد به خدمت بگیرد. هر موضوع دیگر که بر روحیه تیم تاثیرگذار است نیز باید طبق دستور از پیش تعیین شده مدیریت شود تا محیط کاری تیم سالم، امن و شاداب باقی بماند. به مواردی که در این زمینه می‌توان اشاره کرد:
- سلامتی و بیمه
- امنیت و ایمنی در محیط کار
- مدیریت امکانات برای افراد دارای معلولیت
- سیاست‌های ایجاد مزیت برای اعضای دارای صلاحیت
- مدیریت عضو جدا شده از تیم به دلیل اتمام کار، اخراج یا حادثه
- برخورد انضباطی برای رفتار نامناسب یا بازدهی نامناسب
کلام آخر
حال با دانستن گام‌های کلیدی تشکیل یک تیم می‌توانید روند تشکیل تیم را با افزایش بازدهی سرعت ببخشید. در هر گام از تشکیل تیم و مدیریت آن منابع مکتوب و انسانی بسیاری وجود دارد که می‌تواند به شما کمک کند تا به نحو موثرتر و با دقت بیشتری یک تیم موفق و کارآمد بسازید.
برای ما از تجربه خود بنویسید و تعریف کنید که چه تجاربی هنگام تشکیل تیم‌ها و در روند اداره آن داشته‌اید و چه مشکلاتی در تیمِ شما چالش ایجاد کرده است؟
پایان پیام/
