معرفی ۶ پلتفرم مناسب برای برقراری هماهنگی در سازمان

روش‌ها و ابزارهای مختلفی برای آشنا‌کردن کارمند جدید با فضای کار و ادغامش در فرایند کارها و ایجاد هماهنگی وجود دارند.

به گزارش پایگاه خبری کارآفرینی پرس به نقل از کار بوم، شاید از نرم‌افزار اسلک (Slack)، صفحه گسترده (Spreadsheet) در اکسل، ابزارهایی برای همکاری بر پایه محتوا مثل (Box)، دراپ‌باکس (Dropbox)،‌ ایگنایت (Egnyte) یا حتی راه‌حل‌های مدیریت پروژه مثل پلن‌ویو (Planview)، چینج‌پوینت (Changepoint) یا مایکروسافت پروژه (Microsoft Project) استفاده کنید.

اگرچه هر‌کدام از آن‌ها برای بخشی از فرایند کارایی دارند، شما نمی‌توانید همه مراحل را با یکی از ابزارهای نام‌برده به انجام برسانید.

اسلک خوب است و باعث ایجاد هماهنگی می‌شود، اما لیستی از کارهای زمان‌بندی‌شده را به شما می‌دهد؛ در نتیجه موقعی که می‌خواهید یک فرایند را از اول تا آخر جلو ببرید، ممکن است که احساس سرگردانی کنید. ابزارهایی مثل باکس، دراپ‌باکس، وان‌درایو (One Drive) و گوگل درایو‌ (Google Drive) برای اشتراک‌گذاری محتوا و همکاری در‌مورد تولید آن، بسیار خوب‌اند.

ابزارهای خوب و ثابت‌شده‌ای برای مدیریت پروژه در دسترس هستند که برای مدیریت پروژه‌ها طراحی شده‌اند، نه فرایندها.

از چه راه‌حل‌هایی برای هماهنگی کارهای سازمان استفاده کنیم؟

خودکار‌‌سازی فرایند آشنایی کارمند جدید با فضای کار و ادغام او در کارها؛ مراحلی مانند: تهیه کارت معرفی کارمند جدید، آشنا‌کردن او با مزایا، پر‌کردن فرم‌ها، معرفی او به همکاران و مدیریت شرکت، صدور و اختصاص تجهیزات، گرفتن مجوز عبور‌و‌مرور از پارکینگ، تنظیم ایمیل سازمانی است.

راه‌اندازی محصول جدیدی که همه، از جمله مدیرعامل، گروه بازاریابی، گروه رسانه و روابط عمومی، گروه خلاقیت و تولید محصول، گروه تبلیغات و گروه ترویج و افزایش فروش در آن دخیل هستند.

برای انجام این کارها به پلتفرم جدیدی نیاز است؛ پلتفرمی که خصوصیات مربوط به همکاری نرم‌افزار شبکه اجتماعی را با خصوصیات مربوط به سازماندهی و واگذاری وظایف نرم‌افزارهای مدیریت پروژه ترکیب کند. آلن لپوفسکی (Alan Lepofsky)،‌ نایب‌رئیس مؤسسه تحقیقات کانستلیشن (Constellation)، اصطلاح «پلتفرم‌های مشارکت کاری» را برای آن‌ها به کار می‌برد.

مارگو ویزیتیشن (Margo Visitacion)، تحلیل‌گر مؤسسه فارستر، اصطلاح متفاوت «مدیریت کار مشارکتی سازمانی» (Enterprise Collaborative Work Management) یا به‌اختصار (ECWM) را به کار می‌برد. او در مصاحبه‌ای با سی‌ام‌اس‌ وایر (CMSWire) در سال ۲۰۱۶،‌ توضیح داد که با ECWM، مشارکت پیرامون فضای کاری شکل می‌گیرد که برای رسیدن به هدف و هماهنگی یا کار مشخصی ساخته شده است.

پلتفرم‌های برگزیده مؤسسه تحقیقات کانستلیشن، جدیدتر از مؤسسه فارستر هستند، همچنین راه‌حل‌های جدیدتری نیز در این مدت عرضه شده‌اند؛ در نتیجه سی‌ام‌اس وایر، از عرضه‌کنندگان منطبق با تعریف و انتخاب‌های لپوفسکی برای گزارش‌های خود استفاده می‌کند.

ممکن است برخی از خوانندگان از خود بپرسند که آیا به دسته دیگری از ابزارهای همکاری و مشارکت برای هماهنگی بیشتر نیاز خواهد بود یا خیر؛ لپوفسکی در جواب آن، مثال ساده‌ای را از استراتژی اخیر مایکروسافت ارائه می‌دهد. «مایکروسافت، پلتفرمی کاملا جدید به نام مایکروسافت پلنر‌ (Microsoft Planner) ساخت؛ زیرا احساس می‌کرد که مجموعه ابزارهای آن‌ها کاستی داشت، همچنین نیازی را در بازار شناسایی کرده که هنوز برآورده نشده بود».

با وجود این، قرار نیست هیچ‌یک از ابزارها یا پلتفرم‌های مذکور با باکس، دراپ‌باکس، هیپ‌چت (HipChat)، مایکروسافت‌تیمز (Microsoft Teams) و موارد مشابه رقابت کند یا آن‌ها را منسوخ سازد؛ برعکس، یکی از خصوصیات تعیین‌کننده‌ برای مواردی که باید در گزارش‌های تحلیلی گنجانده شود، قابلیت ادغام با دیگر ابزارهای بهره‌وری و اجتماعی است. در ادامه، ۶ عرضه‌کننده برگزیده مؤسسه تحقیقات کانستلیشن را بررسی می‌کنیم.

۱. آسانا (Asana)

یکی از ابزارهای ایجاد هماهنگی بیشتر، آساناست. بعضی از کاربران می‌خواهند همه مراحل در پروژه‌ها یا وظایف خود را طرح‌ریزی کنند و در طول فرایند به محتوا، تقویم‌ها و ابزارهای اجتماعی دسترسی داشته باشند؛ آسانا کار را برای این کاربران راحت می‌کند.

آسانا پلتفرمی دیداری است که کاربران توسط آن می‌توانند ببینند که کجا هستند، فرایند در چه مرحله‌ای است، کجای زمان‌بندی‌ها هم‌پوشانی دارند و غیره؛ همچنین قابلیت تلفیق با ۱۰۰ پلتفرم‌ نظیر باکس، دراپ‌باکس، مایکروسافت‌تیمز، وان‌درایو‌ (One Drive)، سیلز‌فورس (Salesforce)، اسلک، ترلو (Trello) و غیره را دارد.

این پلتفرم دیداری، ابزارهای گزارش‌دهی و اجتماعی را در اختیار می‌گذارد و در سطح سازمانی طراحی شده است تا قابلیت توسعه و انطباق را پوشش دهد. نسخه اصلی آن رایگان است، اما نسخه کامل آن ۹/۹۹ دلار در ماه هزینه دارد و اضافه‌کردن برنامه سازمانی، به گفت‌و‌گو با تیم فروش نیاز دارد.

۲. کلاریزن (Clarizen)

کلاریزن، خود را نوعی «راه‌حل مدیریت کار مشارکتی» می‌داند که مدیریت پروژه، خودکار‌سازی جریان کاری قابل‌پیکربندی، مشارکت و هماهنگی در زمینه را  گرد هم می‌آورد.

ابزار برنامه ریزی آن به کاربران کمک می‌کند تا محدوده و وسعت پروژه را به‌صورت جزئی مشخص کنند و کارهای برنامه‌ریزی، برآورد و واگذاری مسئولیت‌ها را در آن انجام دهند؛ همچنین می‌توانند در آن خط پایه‌ای برای پروژه مشخص کنند تا ارزیابی میزان پیشرفت و موفقیت در مدیریت پروژه، اجرای آن و کنترل تغییرات راحت‌تر شود.

پلتفرم‌هایی که قابلیت تلفیق با آن را دارند، فقط اپلیکیشن‌های بهره وری نیستند، بلکه امثال اوراکل‌(Oracle)، سپ (SAP)، سرویس‌نو (ServiceNow) و تابلئو (Tableau) را نیز می‌توان با آن‌ها ترکیب کرد. نسخه آزمایشی کلاریزن رایگان است.

۳. اسمارت‌شیت (Smartsheet)

اسمارت‌شیت خود را نوعی پلتفرم ابری (Cloud-Based) برای اجرای کارها، فراهم‌کردن شرایط برنامه‌ریزی، ثبت، مدیریت، خودکار‌سازی و گزارش در مقیاس بزرگ برای گروه‌ها و سازمان‌ها معرفی می‌کند که به فرایندهای مؤثرترو با هماهنگی بیشتر و نتایج کاری بهتری می‌انجامد.

شرکت‌ها از اسمارت‌شیت برای واگذاری وظایف، مدیریت زمان، اشتراک اسناد و پیگیری پیشرفت پروژه از طریق رابط صفحه‌گسترده، مشابه مصرف‌کننده استفاده می‌کنند. این پلتفرم قابلیت اتصال به باکس، دوکوساین (DocuSign)، ایگنایت، مارکتو (Marketo)، سیلز‌فورس، سرویس‌نو، تابلئو و غیره را دارد و شما می‌توانید از نسخه رایگان ۳۰روزه آن استفاده کنید.

۴. ترلو (Trello)

ترلو روش آزاد، انعطاف‌پذیر، دیداری و آسانی برای مدیریت و هماهنگی پروژه‌های شما و سازماندهی هرچیزی است. این برنامه، نوعی ابزار همکاری محسوب می‌شود که از تابلوهای اعلانات برای اجرای پروژه‌ها و فرایندها استفاده می‌کند.

شما می‌توانید نظرات، ضمائم و غیره را به کارت‌های ترلو اضافه کنید. این برنامه، رابط‌های برنامه‌نویسی کاربردی را که توسط برنامه‌نویسان مستقل ساخته شده‌اند، برای باکس، دراپ‌باکس، اورنوت (Evernote)، میل‌چیمپ (MailChimp)، وان‌درایو و بسیاری دیگر فراهم می‌کند.

شما می‌توانید به‌صورت رایگان در ترلو حساب کاربری بسازید. شایان ذکر است که اطلسیان (Atlassian)، این برنامه را در سال ۲۰۱۷ خرید.

۵. ورک‌فرانت (Workfront)

ورک‌فرانت، راه‌حل مدیریت مشارکت کاری است که به مصرف‌کنندگان کمک می‌کند تا پروژه‌های خود را متمرکز، فعالیت‌های دیجیتالی را مدیریت و کارها را تأیید و مرور کنند؛ همچنین این امکان را برای آن‌ها فراهم می‌کند تا خدمات خود را به مشتری ارائه دهند و بر خدمات تابعیت (Compliance Services) نظارت کنند.

این پلتفرم،‌ راه‌حل‌های از‌پیش‌آماده‌ای برای بازاریابی، فناوری اطلاعات، توسعه محصول و گروه‌ها و آژانس‌های خدماتی ارائه می‌دهد. راه‌حل‌های آن شامل مدیریت منابع و برنامه‌ریزی با هوش مصنوعی (AI)، رابط اسلک و غیره است. نسخه‌های آزمایشی رایگان و نسخه نمایشی سفارشی (Custom Demo) آن در دسترس است.

۶. رایک (Wrike)

رایک خود را نوعی مشارکت ابری و نرم‌افزار مدیریت پروژه معرفی می‌کند که برای ایجاد هماهنگی در همه گروه‌ها با ابعاد مختلف در هر کسب‌و‌کاری مناسب است. این پلتفرم، راه‌حل‌هایی برای خلاقیت، بازاریابی، توسعه محصول، عملیات تجاری، گروه‌های خدمات حرفه‌ای و غیره ارائه می‌دهد.

همچنین امکان تلفیق با باکس، دراپ‌باکس، هاب‌اسپات (HubSpot)، مارکتو، مایکروسافت‌تیمز و سیلز‌فورس را دارد. ساده‌ترین راه‌حل‌های آن برای حداکثر ۵ کاربر رایگان است و راه‌حل‌های پولی را نیز با ویژگی‌ها و امکانات بیشتر، در اختیار می‌گذارد.

انتهای پیام/