چرخه دیمینگ و کاربردهای آن
چرخه دیمینگ چیست؟ این چرخه به بهبود مستمر در کسب و کار کمک می‌کند، در این مطلب با چرخه دیمینگ (PDCA) و مراحل آن برای بهبود فرایندها آشنا می‌شوید.
به گزارش کارآفرینی پرس، رویکرد چرخه دمینگ (PDCA) را دکتر ویلیام دمینگ (William Deming) معرفی کرده‌است و ما برای نوشتن این مطلب به طور نزدیک با مؤسسه‌ی دمینگ کار کردیم. در این مطلب اصول کلیدی روش PDCA را بررسی می‌کنیم و توضیح می‌دهیم که چه زمانی و چگونه از آن در برنامه بهبود مستمر استفاده کنید. مطلب مرتبط: ۶ روش مؤثر برای غلبه بر مقاومت در برابر تغییر در سازمان
بهبودی مستمر با روشی قاعده‌مند
فرض کنید که امتیاز رضایت مشتری شما در وب‌سایت امتیازدهی کسب‌وکارها پایین آمده‌است. زمانی که به نظرات اخیر نگاه می‌کنید، متوجه می‌شوید که مشتری‌هایتان از تحویل دیرهنگام و آسیب‌دیدگی محصولات حین جابه‌جایی شکایت دارند؛ از این رو، تصمیم می‌گیرید پروژه‌ی آزمایشی کوچکی را برای یک ماه اجرا کنید. در این پروژه محصولات تعداد مشخصی از مشتریان را توسط تأمین‌کننده‌ی جدیدی تحویل می‌دهید و از مثبت بودن بازخوردها خوشحال می‌شوید؛ در نتیجه، تصمیم می‌گیرید که در آینده برای تحویل تمام سفارش‌ها از این تأمین‌کننده استفاده کنید.
کاری که شما انجام دادید، چرخه‌ی کوچکی به نام چرخه‌ی PDCA یا دمینگ (Plan, Do, Check, Act) است. این روش ابزار متداولی برای دستیابی به بهبود مستمر در کسب‌وکار شماست.
چرخه دمینگ (PDCA) چیست؟
در دهه‌ی ۱۹۵۰، مشاور مدیریت، دکتر ویلیام ادوارد دمینگ، روشی را ابداع کرد که دلیل خوب پیش نرفتن محصولات یا فرایندها را شناسایی می‌کرد. پس از آن، رویکرد او به ابزار استراتژی محبوبی تبدیل شد که بسیاری از سازمان‌ها از آن استفاده می‌کنند. این روش به آن‌ها اجازه می‌دهد که نظریاتی را درمورد موارد مستلزم تغییر مطرح کنند و سپس آن‌ها را در «چرخه‌ی بازخورد مستمر» بسنجند.
نکته: دمینگ، به‌شخصه از مفهوم PDSA استفاده می‌کرد که از حروف آغازین کلمات Plan, Do, Study, Act تشکیل شده‌است. او به این نتیجه رسید که استفاده از کلمه‌ی بررسی (Check)، بیش از کلمه‌ی تحقیق (Study) بر مفهوم اجرای تغییر تمرکز دارد.
او ترجیح می‌داد که به جای بررسی، بیش‌تر بر مطالعه‌ی نوآوری‌ها و پیگیری برنامه‌ی اولیه تمرکز داشته‌باشد. دمینگ تأکید داشت که جست‌وجوی دانش جدید همیشه با نظریه هدایت می‌شود؛ بنابراین، باید تا جایی که می‌توانید از درست بودن نظریه‌ی خود مطمئن شوید.
۴ مرحله‌ی چرخه دمینگ (PDCA)
با چرخه دمینگ (PDCA) می‌توانید مشکلات را حل کنید و به صورت دقیق و روش‌مندی، راه‌حل‌ها را پیاده‌سازی کنید. بیایید به هر ۴ مرحله‌ی PDCA نگاهی بیندازیم.
۱. برنامه (Plan)
اول از همه، مشکل یا فرصت خود را شناسایی و درک کنید. شاید استاندارد محصول تمام‌شده‌ای به اندازه‌ی کافی بالا نباشد یا جنبه‌ای از فرایند بازاریابی شما نیازمند گرفتن نتایج بهتری باشد. اطلاعات موجود را به طور کامل بررسی کنید. ایده‌هایی را مطرح کنید، آن‌ها را مرور کنید و برنامه‌ی پیاده‌سازی دقیقی توسعه دهید.
مطمئن باشید که معیارهای موفقیت خود را بیان کرده‌اید و تا جایی که می‌توانید، آن‌ها را به گونه‌ی قابل‌سنجشی انتخاب کنید. بعدا در مرحله‌ی بررسی به این موارد برمی‌گردید.
۲. عمل (Do)
زمانی که در چرخه دمینگ (PDCA) راه‌حل احتمالی را پیدا کردید، آن را با پروژه‌ی آزمایشی‌ای در مقیاس کوچک بسنجید. این کار به شما نشان می‌دهد که آیا تغییرات داده‌شده، کم‌ترین اختلال را در بقیه‌ی عملیات ایجاد می‌کنند و منجر به دستیابی به نتایج بهتر می‌شوند یا خیر. برای مثال، شما می‌توانید آزمایشی را در بخشی با حوزه‌ی مشخص جغرافیایی یا با جمعیت آماری به‌خصوصی سازمان‌دهی کنید.
هنگامی که پروژه‌ی آزمایشی خود را اجرا کردید، داده‌ها را جمع‌آوری کنید تا کارکرد درست تغییرات را مشاهده کنید. از این داده‌ها در مرحله‌ی بعد استفاده خواهید کرد.
۳. بررسی (Check)
پس از آن، نتایج پروژه‌ی آزمایشی خود را در مقایسه با انتظارات مرحله‌ی ۱ تحلیل کنید تا موفقیت ایده‌ی خود را ارزیابی کنید.
اگر این ایده موفقیت‌آمیز نبود، دوباره به مرحله‌ی ۱ بازگردید و در صورت موفقیت به مرحله‌ی ۴ بروید.
ممکن است تصمیم بگیرید که تغییرات بیش‌تری را امتحان کنید و مراحل «عمل» و «بررسی» را مدام تکرار کنید، اما اگر برنامه‌ی اصلی شما به طور قطع کار نمی‌کند، لازم است به مرحله‌ی ۱ بازگردید.
۴. اجرا (Act)
در این مرحله شما راه‌حل خود را پیاده‌سازی می‌کنید، اما به یاد داشته‌باشید که PDCA /PDSA یک چرخه است و فرایندی نیست که ابتدا و انتها داشته‌باشد. فرایند یا محصول بهبودیافته‌ی شما معیار جدیدی می‌شود؛ با این حال، شما این چرخه را ادامه می‌دهید تا راه‌هایی را پیدا کنید که حتی آن را بیش‌تر بهبود دهد.
۴ مرحله‌ی چرخه دمینگ (PDCA) در شکل زیر نشان داده شده‌است:
کاربرد چرخه دمینگ (PDCA)
چارچوب PDCA /PDSA در هر نوع سازمانی به خوبی کار می‌کند. این روش می‌تواند برای بهبود هر فرایند یا محصولی استفاده شود و این کار از طریق شکستن آن به گام‌های کوچک‌تر یا مراحل توسعه و بررسی روش‌های بهبود هریک صورت می‌گیرد. این روش به‌خصوص برای پیاده‌سازی طرح‌های مدیریت کیفیت جامع (Total Quality Management) یا ۶ سیگما (Six Sigma) و برای بهبود کلی فرایندهای کسب‌وکار بسیار کمک‌کننده است.
البته استفاده از چرخه‌ی PDCA /PDSA بسیار آهسته‌تر از روش‌های اجرایی آماده «گانگ‌هو» (Gung Ho) است؛ بنابراین، این روش ممکن است برای مدیریت مسائل ضروری رویکرد مناسبی نباشد. علاوه بر این، این روش مستلزم پذیرش چشم‌گیری از سمت اعضای تیم است و در صورتی که سازمان شما به نوآوری‌های بنیادین نیاز داشته‌باشد، این روش نمی‌تواند فرصت‌های زیادی را برای نوآوری ارائه دهد.
استفده از چرخه دمینگ (PDCA) در زندگی شخصی
اگرچه روش PDCA /PDSA ابزاری مؤثر برای کسب‌وکار است، اما می‌توانید برای بهبود عملکرد خود نیز از آن استفاده کنید:
- اول از همه برنامه‌ریزی کنید: مواردی که به شما آسیب می‌زنند و چگونگی پیشرفت دل‌خواه خود را شناسایی کنید. ریشه‌ی هر مشکلی را پیدا کنید و اهدافی را برای غلبه بر این موانع تعیین کنید؛
- پس از آن، عمل کنید: هنگامی که برای راه‌حل خود تصمیم گرفتید، روش‌های متفاوتی را که مطمئن هستید نتیجه دل‌خواه را به شما می‌دهند، آزمایش کنید؛
- سپس بررسی کنید: پیشرفت خود را به صورت مداوم مرور کنید، بر اساس آن رفتار خود را تنظیم کنید و عواقب اقدامات خود را در نظر بگیرید؛
- در نهایت، اجرا کنید: چیزی را پیاده‌سازی کنید که کارایی دارد؛ مدام راه‌هایی را که خوب کار نمی‌کنند اصلاح کنید و چرخه‌ی بهبود مستمر را انجام دهید.
نکات کلیدی
- چرخه‌ی PDCA /PDSA چرخه‌ی پیوسته‌ای از برنامه، عمل، بررسی (مطالعه) و اجراست. این روش رویکرد ساده و مؤثری را برای حل مسائل و مدیریت تغییرات ارائه می‌دهد. این مدل برای آزمایش سنجش پیشرفت در مقیاس کوچک و قبل از به‌روزرسانی روال‌ها و عملیات کار بسیار سودمند است؛
- رویکرد با مرحله‌ی «برنامه ریزی» شروع می‌شود که در آن مسائل به صورت روشنی شناسایی و درک شده‌اند و نظریه‌ای برای پیشرفت نیز تعریف شده‌است. راه‌حل‌های احتمالی در مقیاس کوچکی در مرحله‌ی «عمل» آزمایش می‌شوند و سپس نتیجه «مطالعه و بررسی» می‌شود؛
- پیش از این‌که راه‌حل کامل و بی‌نقص نهایی پیاده‌سازی شود، هرچقدر که لازم باشد، مراحل عمل و بررسی در گام «اجرا» انجام می‌شوند.
خلاصه
دمینگ از مفهوم برنامه، عمل، تحقیق، اجرا استفاده می‌کرد. او تصور می‌کرد که تمرکز بر بررسی به پیاده‌سازی تغییرات بیش‌تر مربوط است. با چرخه دمینگ PDCA می‌توانید مشکلات را حل کنید و به صورت دقیق و روش‌مندی، راه‌حل‌ها را پیاده‌سازی کنید.
پایان پیام/
