چگونه تایم باکسینگ به افزایش بهره‌وری کسب و کارها کمک می‌کند؟
اگر به دنبال روش‌های عملی برای بهبود بهره‌وری و استفاده حداکثری از زمان خود هستید در این مقاله با یکی از تکنیک‌های مدیریت زمان به نام تایم باکسینگ آشنا خواهید شد. این تکنیک به شما کمک می‌کند با ایجاد چارچوب زمانی برای انجام کارها تمرکزتان را افزایش دهید و نتایج بهتری را به دست آورید.
تایم باکسینگ چیست؟
به گزارش کارآفرینی پرس به نقل از هفته‌نامه شنبه، تایم باکسینگ (به انگلیسی: Timeboxing) یکی از بهترین تکنیک‌های مدیریت زمان است که انجام یک کار را به یک جدول زمانی ثابت و واقعی محدود می کند. این تکنیک همچنین به عنوان مسدود کردن زمان شناخته می‌شود که بخشی از متدولوژی‌های مدیریت پروژه Scrum و Agile است.
جدول زمانی در تکنیک تایم باکسینگ شامل مقادیر معینی (دقیقه ساعت روز هفته و ماه) است که با توجه به پیچیدگی کار در دسترس فرد قرار دارد. تایم باکسینگ در میان بسیاری از کارآفرینان مانند ایلان ماسک از محبوبیت بالایی برخوردار است.
بیشتر نکات ابزارها یا شیوه های بهره‌وری شامل انجام یک کار و تمرکز بر روی آن تا تکمیل شدن است. تایم باکسینگ تمرکز خود را روی جدول زمانی قرار می‌دهد. در واقع مهلت انجام کار باید عامل محرکی باشد که فرد کار را انجام بدهد.
تایم باکسینگ یک واحد زمان ثابت و حداکثری را به یک فعالیت اختصاص می‌دهد. این واحد یک جعبه زمانی یا تایم باکس نامیده می‌شود که در آن فعالیت برنامه‌ریزی شده انجام می‌شود.
این تکنیک یک برنامه‌ریزی مدیریتی هدف مدار است که یک جعبه زمانی را برای تکمیل یک کار خاص در نظر می‌گیرد. تایم باکسینگ به عنوان تکنیکی در نظر گرفته می شود که به طور موثر اهمال کاری را کاهش می‌دهد.
تایم باکس به شما کمک می کند تا یک روز کامل را برنامه‌ریزی کنید تا بهره‌وری را به حداکثر برسانید. شما موارد لازم از لیست کارهای خود را به کارآمدترین روش ممکن انجام می‌دهید. قبل از اینکه تصمیم بگیرید کدام کار را باید انجام دهید باید هدفتان را مشخص کنید که نیازمند صرف زمان است. در نهایت شما مقدار زمان صرف شده قبل از شروع هر کار را کاهش می‌دهید.
از تایم باکسینگ می‌توانید برای برنامه ریزی وظایف فردی کمک به تیم برای سازماندهی یا مدیریت موثرتر جلسات استفاده کنید.
مزایای تایم باکسینگ
تکنیک تایم باکسینگ برای مدیریت کار چندین مزیت را ارائه می‌کند که بهره‌مندی از آنها در جریان کار روزمره شما می‌تواند بسیار ارزشمند باشد.
در این بخش به چند مزیت مهم تکنیک تایم باکسینگ اشاره می‌کنیم.
تکمیل کارهای ناخوشایند
اگر وظایفی برعهده دارید که از انجام دادن آنها می‌ترسید یا زیادی یکنواخت به نظر می رسد آنها را به تکه‌های کوچکتر تقسیم کنید و برای انجام هر کدام از آنها زمان خاصی را اختصاص دهید. با این کار می توانید ترس خود را کاهش دهید و مطمئن شوید که کار به موقع انجام می‌شود.
حفظ تمرکز
وقتی از زمان باقیمانده برای انجام یک کار آگاهی داشته باشید خود به خود تشویق می شود که تمرکز و انگیزه خود را حفظ کنید. این امر از حواس پرتی جلوگیری و تضمین می کند که پیشرفت شما متناسب با بازه زمانی مشخص شده است.
اشتباهات کمتر
سرمایه‌گذاری کامل برای مدت زمان محدود کمک می کند تا احتمال اشتباه کردن کاهش یابد. دلیل این امر تمرکز و سرمایه‌گذاری طولانی مدت شما روی یک کار است که امکان سریع تر انجام شدن کارها را میسر می‌کند.
استفاده بهتر از منابع
با اختصاص زمان مشخص به وظایف می‌توانید منابع خود را بهتر تخصیص دهید. با این روش می‌دانید که چقدر زمان برای تکمیل هر کار وجود دارد و به این ترتیب می‌توانید بهتر تصمیم بگیرید که انرژی و تلاش خود را در کجا صرف کنید.
در مسیر ماندن
تایم باکس به شما کمک می‌کند تا با اطمینان از اینکه وظایف در یک بازه زمانی خاص انجام می‌شوند سازماندهی خود را حفظ کنید. این امر باعث می‌شود تا بتوانید به برنامه خود پایبند باشید و در مسیر پیشرفت یک پروژه بمانید.
دست کشیدن از کمال گرایی
وقتی برای تکمیل یک کار فقط دقیقه زمان دارید توجه به تمام جزئیات می‌تواند کار را دشوار کند. تایم باکس به شما کمک می کند از صرف ساعت‌ها وقت خود برای انجام تغییرات جزیی اجتناب کنید و به این ترتیب هر کار را در بازه زمانی مناسب به پایان برسانید.
تقویت انگیزه
برای الهام بخشیدن به خودتان و ماندن در مسیر انجام کارها استفاده از تایمر یک راه عالی به حساب می‌آید. با اختصاص زمان مشخص می‌توانید بدون اینکه درگیر حواس پرتی یا اهمال کاری شوید روی هر کاری که نیاز به انجام دادن دارد تمرکز کنید با این رویکرد می‌توانید بهره وری را به حداکثر برسانید و سریع تر به اهداف برسید.
چطور از تکنیک تایم باکسینگ استفاده کنیم؟
در ادامه پنج گام که با دنبال کردن آنها می‌توانید تکنیک تایم باکسینگ را به صورت عملی پیاده‌سازی کنید توضیح داده شده است.
برآورد
با برآورد مدت زمان انجام هر کار در لیست شروع کنید و زمان خاصی را به آن اختصاص دهید. این برآوردها باید شامل وقفه ها و دوره های تاخیر برای هرگونه وقفه غیرمنتظره باشد.
انتخاب مدت زمان تایم باکس‌ها
اکنون به معنای واقعی کلمه زمان آن است که مدت زمان هر تایم باکس را مشخص کنید. می‌توانید از تکنیک‌های مدیریت زمان دیگری مانند تکنیک پومودورو استفاده کنید. پومودورو در واقع نوعی تایم باکس است که هر بخش شامل دقیقه کار کردن و دقیقه استراحت کوتاه است.
به جای تکنیک پومودورو تکنیک‌های مدیریت زمان زیادی وجود دارد که می‌توانید از آنها استفاده کنید. به خاطر داشته باشید که همیشه استراحت را در دوره‌های تمرکز خود در نظر بگیرید. این استراحت‌ها به شما کمک می کنند سطح انرژی خود را بالا نگه دارید.
استفاده از تایمر
از آلارم تلفن هوشمند یا یک برنامه ردیابی زمان مانند Timeular استفاده کنید تا به بهترین شکل زمان را مدیریت کنید.
ارزیابی و بررسی
اگر نتوانید کار را در مدت زمان تعیین شده برای انجام آن به پایان برسانید باید دلایل آن را بررسی کنید. هر بار که این اتفاق می‌افتد باید ببینید چه کاری را می توانستید متفاوت انجام دهید. آیا برای این کار به زمان بیشتری نیاز داشتید؟ آیا باید وظایف خود را به ترتیب دیگری برنامه‌ریزی می‌کردید؟
رسیدن به اهداف همیشه به معنای تکمیل کار با یکبار برنامه‌ریزی نیست. این ارزیابی نیازهای شما و پروژه است که شما را در مسیر رسیدن به هدف قرار می‌دهد.
به خودتان پاداش بدهید
سعی کنید با تکمیل کار تداعی‌های مثبت ایجاد کنید و به خودتان پاداش بدهید. این نگرش به شما انگیزه می‌دهد تا کارهای بیشتری را از لیست کارهای خود به پایان برسانید.
پایان پیام/
